Der Bereich Lohn- und Gehaltsbuchhaltung zählt zu den anspruchsvollsten und aufwändigsten Gebieten des Steuerrechts. Neben permanenten Veränderungen im Lohnsteuerrecht sind Informationen aus dem Arbeitsrecht sowie aus dem Sozialversicherungsrecht auf dem aktuellem Stand zu halten.

Die Fülle an Gesetzen und rechtlichen Vorgaben sowie ständige Personalwechsel kann ein einzelnes Buchhaltungsbüro nicht leisten. Eine spezielle Softwarelösung würde die Personalabteilung entlasten.

Outsourcing war gestern – Transformieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Viele Gründe sprechen dafür, die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung auszulagern. Angesichts der aktuellen Arbeitsmarktlage liegen die Lohnkosten für Lohnbuchhalter tendenziell über dem Durchschnitt vergleichbarer Gehaltsempfänger.

Die Mitarbeiter müßten regelmäßig Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen besuchen, damit sie auf dem aktuellen Stand bleiben. Diese Kosten werden üblicherweise auf ein Minimum reduziert oder sogar ganz eingespart – die Folge sind spürbare Qualitätsverluste in der Lohnabrechnung und Reklamationen.

Andererseits würde eine optimale Aus- und Weiterbildungsstrategie im Unternehmen zu erheblichen Mehrkosten führen, weil für fehlende Mitarbeiter eine Reserve vorgehalten werden müsste – mangelnde Erreichbarkeit und Verfügbarkeit wären die Konsequenz.

Diese Kosten würden für den Fall einer Auslagerung an einen externen Dienstleister und bei Anschaffung einer eigenen Softwarelösung entfallen, ebenso der Aufwand für Urlaubsvergütung und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Jetzt auf digitale Lohnbuchhaltung umstellen

Besser als Outsourcing an einen externen Dienstleister ist die Investition in eine eigene professionelle Softwarelösung. Die Zeiten, in denen zahlreiche Aktenordner mit tonnenweisen Papierbergen von Mitarbeitern gefüllt wurden, gehören der Vergangenheit an.

Unternehmen erkennen allmählich die Vorteile des schnellen und unkomplizierten Zugriffs auf wesentliche Unternehmensdaten von jedem Ort aus und zu jeder Zeit und die Chance, einen Lohnbuchhalter zu sparen.

Letzteres kann über eine eigene Softwarelösung erreicht werden, weil externe Dienstleister keinen 24/7-Service anbieten können. Eine professionelle Softwarelösung kennt sich mit den Feinheiten und Details der komplexen Lohnbuchhaltungsthematik aus und stellt diese jederzeit aktuell zur Verfügung.

Wichtige Kriterien für die Auswahl

Wer sich für die Anschaffung eines Lohnbuchhaltungsprogramms interessiert, sollte vor dem Kauf verschiedene Kriterien beachten:
  • damit Sie mehrere Firmen verwalten können, sollte die Software multi-mandantenfähig sein?
  • für wie viele Mitarbeiter und welche Mitarbeiterarten (Teilzeit, Vollzeit, Minijob, Aushilfen) erfolgt die Lohnabrechnung zukünftig?
  • soll die Software cloudbasiert sein, damit Mitarbeiter auch vom Home-Office aus arbeiten können?
  • muss die Software spezielle Lohnarten abrechnen können zum Beispiel Baulöhne, Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Mutterschutz?
  • welche Schnittstellen werden benötigt zum Beispiel zu Smartsheet, Datev (Steuerberater), Elster (Finanzamt) und Dakota?
  • soll das Programm mit einem Zeiterfassungssystem verbunden sein?
  • benötigen Sie Zusatzmodule wie Reisekostenabrechnung, Fehlzeitenverwaltung, Abrechnung steuerfreier Personalrabatte und von Zuschlägen und Einmalzahlungen?
  • wie wichtig ist die Funktion einer Testabrechnung?
  • ist der Versand von Bescheinigungen an Sozialversicherungsträger für Sie relevant?
  • welche Art von Support benötigen Sie (Telefon, Email, Chatbot)?

Neben den oben angegebenen Kriterien sollte eine professionelle Softwarelösung ein Maximum an Sicherheit für Ihre Daten bieten und zukunftsfähig sein – mit regelmäßigen Updates (nicht nur 1-2 Mal jährlich) auf die Änderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen reagieren.

Eine professionelle Softwarelösung, die alle oben genannten Kriterien erfüllt, ist nicht billig, kostet aber auch kein Vermögen. Wer die einmaligen Anschaffungskosten scheut, ist mit einem Abonnement gut beraten.

Alternativ können Sie mit einer kostenlosen Freeware für Lohnbuchhaltung starten. In der Regel handelt es sich um Programme, deren Funktionen und die Anzahl der abzurechnenden Mitarbeiter deutlich eingeschränkt sind. Nach Freischaltung der später benötigten Zusatzmodule oder Erhöhung auf die gewünschte Mitarbeiterzahl ergeben erhebliche Mehrkosten gegenüber Softwarelösungen der Marktführer.

Berater Tipp

Lohnbuchhaltung digital gestalten – Zeit und Kosten sparen

Die Vorteile für eine professionelle Softwarelösung liegen klar auf der Hand. Mit der Investition in eine Software, die die oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt, lässt sich Zeit und die erheblichen Mehrkosten für eine eigene Buchhaltsungsabteilung einzusparen. Arbeitgeber und Mitarbeiter benötigen verlässliche und aktuelle Informationen, auf die sie jederzeit Zugriff haben. Beiden Seiten wird nur mit einer langjährig erprobten und zertifizierten Software für Lohn- und Gehaltsbuchhaltung gerecht.

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