Vor allem klein und mittelständische Unternehmer gehen dazu über, ihre Betriebsbuchhaltung selbst zu machen, indem sie eine Software für die Buchhaltung einsetzen. Doch wie funktioniert eine moderne unternehmerische Buchhaltung im Zeitalter der allgemeinen Digitalisierung überhaupt?

Unternehmensbuchhaltung im Zeitalter der Digitalisierung

Der Gesetzgeber hat schon längst auf den technischen Fortschritt der Unternehmensbuchhaltung reagiert und akzeptiert steuerrechtlich neben Papierdokumente auch digitale Buchungsbelege. Allerdings ist die digitale Buchführung an bestimmte gesetzliche Voraussetzungen geknüpft. Somit wurden von der Regierung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) hinsichtlich der digitalisierten Unternehmensbuchführung verabschiedet. Zu den Kernvorschriften gehören:

  • Unveränderbarkeit digitaler Dokumente: Eine nachträgliche Veränderung von Geschäftsdokumente beziehungsweise Dateien ist nicht erlaubt.
  • Zeitnahe Erfassung von Buchungsvorgängen: So müssen beispielsweise Bargeschäfte in einem Kassenbuch digital erfasst werden
  • Grundsatz der Vollständigkeit: Die Archivierung von Buchungsdaten erfolgt über den vorgeschriebenen Zeitrahmen von sechs bis zehn Jahren und muss bei einer Betriebsprüfung problemlos zur Verfügung stehen.
  • Nachvollziehbarkeit von Buchungsvorgängen: Dem Betriebsprüfer muss es möglich sein, die digitalisierte Ordnerstruktur, das verwendete Ablagesystem sowie die Namensgebung hinsichtlich der unterschiedlichen Buchungsdateien leicht und schnell nachvollziehen können.

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Welche Vorteile bringt es, die Buchführung selbst zu machen?

Einer der Hauptgründe die Betriebsbuchhaltung selbst zu machen, ist sicherlich die Kostenersparnis der meist sehr hohen Kosten, die bei einem professionellen Steuerberater anfallen. Zudem weiß derjenige, der seine Buchführung selbst erledigt, stets Bescheid, wie es um das Unternehmen steht.

Berater Tipp

Wichtige Daten der Unternehmensverwaltung wie ausstehende Kundenzahlungen oder Monatsumsätze sind bei einer eigenen Buchhaltung stets bekannt. Der Unternehmer hat somit immer den Überblick und kann so auf eventuelle Probleme reagieren beziehungsweise den Betrieb durch bestimmte Maßnahmen optimieren.

Sicherlich wird die selbstständige Unternehmensbuchhaltung durch eine entsprechende Software für die Buchhaltung deutlich vereinfacht. Dennoch kann es bei fehlendem Know-How bei der jährlichen Steuererklärung zu vermeidbaren Fehlern kommen, die häufig eine unangenehme Nachzahlung an den Fiskus zur Folge haben. In diesem Fall ist das Hinzuziehen eines Steuerberaters manchmal die günstigere Alternative.

Ganz ohne Steuerberater geht es doch nicht

Die im Handel erhältlichen Buchhaltungsprogramme für Unternehmer und Selbstständige sind meist sehr benutzerfreundlich ausgerichtet. Mit einer guten Software lässt sich heutzutage jedes Unternehmen buchhalterisch verwalten. Dennoch kann es laut Aussage von Experten von Vorteil sein, die Buchführung durch einen Steuerberater überprüfen zu lassen.

Vorteile eines Steuerberaters:

  • er verfügt über Expertenwissen
  • die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind bekannt
  • eventuelle Probleme beim Fiskus kann ein Steuerberater effizienter regeln

Viel Geld sparen mit der richtigen Buchhaltungsmethode

Mit der richtigen Unternehmensverwaltungssoftware kann jeder Unternehmer einen Großteil der Buchführung in eigener Regie durchführen. Dennoch sollte ein Steuerberater hin und wieder einen Blick auf die Betriebsbuchhaltung werfen. Die Kosten für den Steuerberater sind in der Regel nicht so teuer und amortisieren sich spätestens, wenn eine hohe Steuernachzahlung vermieden werden kann. Allerdings ist es wichtig eine individuell passende Software zu finden. Diesbezüglich gibt es im Internet viele Tests, die kostenlos zur Verfügung gestellt werden und eine große Hilfe sind bei der Suche nach der passenden Buchhaltungssoftware. Eventuell lohnt es sich beim Steuerberater nach einer Software zu fragen, die er selbst in seinem Betrieb verwendet. Das erleichtert die Kommunikation bei der Buchführung erheblich.

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