Die Erstellung des Jahresabschlusses ist mit die wichtigste Pflicht der Buchhaltung über das gesamte Jahr. Zum einen wird dadurch ein objektives Bild der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens erstellt, das die Geschäftsführer oder den Eigentümer einer Unternehmung darüber informiert, ob die Firma Gewinn macht und ob Änderungen und Anpassungen erforderlich sind. Außerdem dient die Anfertigung des Jahresabschlusses der Dokumentation über die Tätigkeit der Firma im Geschäftsjahr und wird Grundlage der Steuererklärung.

Ohne sichere Unterlagen kein ordentlicher Jahresabschluss

Damit die Anfertigung des Jahresabschlusses ordnungsgemäß erfolgen kann, muss die Buchhaltung vorab alle relevanten Unterlagen bereitstellen, damit der Abschluss auch vom Zahlenmaterial her absolut korrekt erstellt wird. Zunächst ist natürlich auch die Frage relevant, um welche Unternehmensform es sich handelt. Nur diese folgenden müssen rechtlich einen Jahresabschluss erstellen:

  • der Einzelunternehmer
  • die Personengesellschaft (also z. B. eine GbR)
  • Kapitalgesellschaft (wie AG oder KG)

Die beiden erstgenannten Unternehmensformen sind dazu verpflichtet, für die Anfertigung des Jahresabschluss es eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung anzufertigen. Bei der Kapitalgesellschaft ist es zusätzlich erforderlich, dass der Erstellung des Jahresabschlusses ein Anhang beigegeben wird, der die einzelnen Positionen der Bilanz näher erläutert.

Berater Tipp
Ab einer bestimmten Größe einer Kapitalgesellschaft muss zusätzlich auch noch ein Lagebericht erstellt werden, der genauer auf die Situation der Gesellschaft eingeht.

Erfassung der Daten ist wichtigste Grundlage

Zunächst müssen die Buchhalter alle Dokumente, die für die Erstellung des Jahresabschlusses relevant sind, suchen und erfassen. Dazu gehören alle Dokumente, die in den wichtigen Bilanzpositionen wie Warenbestand, Forderungen und Anlagevermögen Buchungen ausgelöst haben oder diese bewerten. Im zweiten Schritt müssen diese Dokumente genau geprüft werden. Das bedeutet auch zu prüfen, ob die Werte plausibel und wirklich buchungsrelevant für die Anfertigung des Jahresabschlusses sind.

Am Schluss prüfen und abstimmen

Im letzen Schritt müssen alle Daten und Dokumente genau abgestimmt werden. Es muss zum Beispiel genau geprüft werden, ob alle Buchungen auch korrekt erfolgt sind. Das geschieht unter anderem durch eine gründliche Inventur und eine Prüfung der Kontoauszüge. Die Zahlen müssen auch plausibel sein und korrekte Rechnungen ergeben. Dabei muss auch zum Beispiel geprüft werden, ob alle Forderungen richtig bewertet wurden oder Abschreibungen korrekt gemäß den gesetzlichen Vorschriften angesetzt wurden. Da diese Zahlen auch steuerlich relevant werden, ist hier höchste Genauigkeit unverzichtbar, um einen rechnerisch und sachlich korrekten Jahresabschluss zu bekommen, der auch durch die Finanzbehörden anerkannt wird.

Video: Der Jahresabschluss | Erstellung Überblick Ablauf | externes Rechnungswesen | wirtconomy

Wichtiges Instrument für Firmenpolitik und Besteuerung

Der Jahresabschluss hat nicht nur für die Steuererklärung eine wichtige Funktion. Auch kann der Unternehmer erst mit den objektiven Zahlen der Firma wirklich die entscheidenden Weichenstellungen und Veränderungen für das Unternehmen treffen. Also zum Beispiel Kredite aufzunehmen oder andere Strategien für die Geschäftspolitik zu entwickeln und umzusetzen. Oder er fährt den bisherigen Kurs bei guten Ergebnissen weiter. Aber ohne die Erstellung des Jahresabschlusses steuert er das Schiff quasi blind.

Titelbild: ©iStock.com – Worawee Meepian