Insbesondere Gründerinnen und Gründer aus nicht kaufmännischen Berufen oder Gewerken unterschätzen oftmals die vielen Arbeitsschritte, die hinter dem Betrieb eines Unternehmens stehen, der allen rechtlichen Anforderungen Genüge leistet und zudem dank des Erzielens eines Liquiditätsüberschusses die Fortführung des Unternehmens sichert. Gerade die korrekte Rechnungserstellung ist Grundvoraussetzung für den Zufluß liquider Mittel.
Ausführliche Rechnungen erhöhen Kundenzufriedenheit und Zahlungsbereitschaft
Bei der Rechnungsstellung und insbesondere Bezahlung durch die Kunden stehen Sie oft auch vor – unerwarteten – emotionalen Hürden auf Kundenseite. Selbst kleinere Beträge werden hinterfragt – auch bei Menschen, die eine vierstellige Auto-Reparatur Rechnung anstandslos und sofort bezahlen würden. Deshalb sollten Sie daran denken, dass bei vielen freien Berufen wie Rechtsanwälten, Ärzten, Gesundheitsberufen oder auch Beratern oftmals nur ein kleiner Teil der Arbeit sofort sichtbar wird. Durch die Aufsplittung in einzelne Kategorien und Positionen kann sich der Kunde ein viel klareres Bild des Aufwands für die Leistungen bilden. Er erkennt damit wesentlich klarer, was er wirklich für die Rechnungssumme bekommen hat und kann den Aufwand besser nachvollziehen. Wenn in Ihrer Branche nicht feste Honorarsummen, wie beispielsweise bei Anwälten oder Architekten, vorgeschrieben sind, dann ist die detaillierte Rechnung für den unternehmerischen Erfolg essenziell.
Die richtige Organisation des Rechnungswesens ist für den Erfolg essenziell
Viele Freiberufler stehen vor der Herausforderung, dass sie echte Multitalente sein müssen. Neben dem eigentlichen Kerngeschäft müssen sie zusätzlich auf die korrekte Rechnungsstellung und auch die Deckungsbeiträge achten. Oftmals helfen zudem Familienangehörige bei der Rechnungserstellung mit. Allerdings ist dies mit viel Zeitaufwand verbunden und kostet noch mehr Zeit, wenn die Rechnungen nicht gleich archiviert und in die Rechnungslegung übernommen werden können. Diese Herausforderung wird schrittweise und beinahe unsichtbar größer und größer. Wer diese nicht mithilfe einer Buchhaltungssoftware löst, der sitzt dann schon mal am einzigen, kostbaren freien Tag vor seinen Unterlagen. Der Prozess der Rechnungsstellung sollte automatisiert werden – auch damit Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Mehrwertsteuer etc. richtig angegeben und archiviert werden. Spätestens wenn die ersten Kunden zu spät bezahlen, wird der Vorteil einer Buchhaltungssoftware deutlich. Mahnungen können automatisiert verschickt werden.
Daten in „Papierform“ müssen mehrfach umgearbeitet werden
Ein Hauptvorteil der Rechnungsstellung mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware ist die vielfache Verwendbarkeit der entstehenden Daten. Neben den direkt mit dem Rechnungslauf und der Verbuchung der Zahlungseingänge bzw. Mahnläufe verbundenen Aufgaben werden die Daten für viele weitere Unternehmenszwecke benötigt. Diese können oftmals exportiert werden und stehen so für interne Unternehmensrechnungen ebenso zur Verfügung wie für die Vorbereitung der betrieblichen Steuererklärung. Würden Unternehmer die manuelle Rechnungserstellung bevorzugen, so müssten sie alle Daten händisch übertragen – Zeitaufwand und mögliche Übertragungsfehler inklusive.
Die Automatisierung der Rechnungsstellung setzt wertvolle Zeit und Energie frei
Neben den rein technischen und wirtschaftlichen Aspekten hat eine möglichst weitgehende Automatisierung der Rechnungsstellung auch indirekt monetäre Auswirkungen auf das Unternehmen. Der Wegfall von Routinearbeiten setzt wertvolle Zeit und Energie frei, weil sich der Gründer und die Mitarbeiter eben noch mehr auf das Wesentliche konzentrieren können.
Statt Rechnungen aufwendig per Hand zu schreiben, kann die Zeit beispielsweise eingesetzt werden, um Kundenafragen detaillierter zu beantworten und dementsprechend die „Auftragspipeline“ noch besser und schneller zu füllen. Damit kann die automatisierte Rechnungserstellung indirekt zu mehr Lebensqualität und auch einem schnelleren Unternehmenswachstum führen.
Titelbild: ©iStock.com – Milkos
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