Gewerbetreibende, die eine Rechnung für Produktverkäufe oder für erbrachte Dienst- bzw. Serviceleistungen stellen möchten, sind verpflichtet, rechtliche Vorgaben zu beachten. So können Formfehler vermieden werden, indem die folgenden relevanten Aspekte in der Rechnung aufgeführt sind:

Rechnungserstellung – das sollten Unternehmer wissen

Wenn es darum geht, eine Rechnung zu schreiben, ist es nicht einfach damit getan, die Kontaktdaten des Rechnungsempfängers, ein Datum sowie den Gesamtrechnungsbetrag aufzulisten. Vielmehr kommt es auf viele unterschiedliche Details an, was auch mit Blick auf eine spätere Nachvollziehbarkeit der vorangegangenen Abläufe grundlegend ist.

Die Beachtung sämtlicher Anforderungen und Vorgaben ist im Übrigen nicht nur für den Empfänger der Leistungen wichtig, sondern auch der Unternehmer selbst ist dadurch letztlich auf der sicheren Seite. Wenn alles seine Ordnung hat, entstehen Missverständnisse gar nicht erst.

Der Kunde profitiert darüber hinaus von buchhalterischer Transparenz und wird damit ganz gewiss eher bereit sein, den Rechnungsbetrag pünktlich zu begleichen. Bei Unklarheiten könnte sich dieser Aspekt zum Nachteil des Unternehmers auswirken. Die Beachtung der gesetzlich vorgegebenen Rechnungsbestandteile ist daher selbstverständlich, wobei professionelle Rechnungsvorlagen eine zusätzliche wertvolle Hilfestellung sind. Um in Anlehnung an die deutsche Gesetzgebung alles richtig zu machen, müssen zahlreiche Faktoren in jedem Fall in der Rechnung enthalten sein:

Das gehört in jede Rechnung:

  • Name und Kontaktdaten des Unternehmers
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Datumsangaben zur Lieferung bzw. Leistung
  • Art, Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Angaben zur Umsatzsteuer oder Hinweis auf Kleingewerberegelung
  • Artikelpreis oder Stundensatz sowie Rechnungsendbetrag

Obwohl, oder gerade weil die rechtlichen Vorgaben sehr explizit benannt sind, treten bei der Erstellung von Rechnungen immer mal wieder Probleme auf. Dies kann letztlich zu Unstimmigkeiten sowie nicht zuletzt auch zu Fragen oder Unsicherheiten mit Blick auf die bestehenden Geschäftsbeziehungen führen. Um all diesen oder ähnlichen Problemen schon im Vorfeld entgegenzuwirken, bietet es sich an, die Rechnungserstellung gut durchdacht anzugehen.Eine standardisierte Rechnungsvorlage trägt maßgeblich dazu bei, dass der Unternehmer keine relevanten Angaben vergisst.

Berater Tipp
Sicherlich ist es hierbei wesentlich, dass die Rechnungen jeweils individuell an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten angepasst werden. So dient die Rechnungsvorlage in erster Linie als hilfreiche Unterstützung für Unternehmer. Im Übrigen ist eine solche Vorlage nicht nur für Existenzgründer und Jungunternehmer elementar, sondern durchaus auch für erfahrene Geschäftsleute.

Nähere Angaben zum Hintergrund der Leistungserbringung

Die Benennung der Waren- oder Produktleistungen muss explizit dargelegt werden. Das heißt, dass auch die steuerrechtlichen Angaben präzise aufgeführt werden müssen.
Ein Beispiel: Wenn ein Kunde in einem Kaufhaus Süßigkeiten und Zeitschriften gekauft hat, so liegen hier unterschiedliche Steuerregularien zu Grunde. So werden die Süßigkeiten aktuell mit einem Steuersatz von 19 Prozent bedacht, wohingegen Zeitungen und Zeitschriften mit einem Steuersatz von 7 Prozent belegt sind.

Wissenswert in Bezug auf die anzugebende Rechnungsnummer ist, dass diese durch den Unternehmer lediglich einmal vergeben werden darf. Idealerweise wird diese Rechnungsnummer auf der Basis eines fortlaufenden Systems vermerkt, sodass auch in diesem Zusammenhang eine gute Nachvollziehbarkeit gegeben ist.

Video: Einfache Rechnung erstellen + MwSt (mit Excel oder Open Office Calc)

Die richtige Erstellung von Rechnungen ist unabdingbar

Sicherlich sind die Leistungen und Services eines jeden Unternehmens individuell. Grundsätzlich steht dabei von Anfang an die Zufriedenheit der Kunden im Fokus. Damit diese in jeder Hinsicht gewährleistet werden kann, ist nicht nur eine professionelle Präsentation des eigenen Unternehmens oder ein kundenorientiertes Service- und Leistungsportfolio grundlegend. Vielmehr sollte auch im Nachgang alles stimmig sein. So auch mit Blick auf die Erstellung von Rechnungen.

Titelbild: ©istock – AndreyPopov