Besonders in großen Unternehmen verbringen viele Büromitarbeiter einen Löwenanteil der Zeit in Meetings und Besprechungen. Handelt es sich doch oftmals um eine Mischung aus verwaltendem und sprechendem Beruf! Sei es um Entscheidungen im 4-Augen-Prinzip zu treffen oder die besten Vorgehensweisen auszutauschen. Eine entscheidende Frage lautet deshalb: Wie kann die Zeit in Meetings effektiv genutzt werden und gibt es vielleicht sogar Erfolgsfaktoren.

Ein stabiler Rahmen bzw. Verhaltenskodex stützt Unternehmen und Meetings

Nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens – insbesondere aus dem gewerblichen Bereich – sind es gewohnt, vor mehreren Menschen in ungewohnter Umgebung zu sprechen. Deshalb sollten Unternehmen eine Art stabilen Rahmen für jedes Meeting schaffen.

Die Etikette für die gute Meetingkultur sorgt für das Plus an Motivation und nebenbei auch für eine Akzeptanz der Unternehmensstrategie. Sie kann folgende Punkte enthalten:

  • Abstimmung von Vorschlägen erfolgt innerhalb des Meetings
  • Das Meeting soll geprägt sein durch die Suche nach dem besten Weg
  • Meeting-Themen sollten relativ neu und nicht bereits ausdiskutiert sein
  • Berichts- oder Performancezahlen können Aufmerksamkeit generieren

Technik ohne Hemmschwellen senkt Ängste und lädt zur aktiven Teilnahme ein

Fast jeder im Büro Arbeitende kennt eine Situation, die zwar optisch perfekt zu sein scheint aber noch einen enormen Nachholbedarf bei der Meetingkultur signalisiert.

Abteilungsleiter oder Projektverantwortliche arbeiten stunden- oder tagelang am richtigen Eindruck, um die Mitarbeiter zu begeistern und interne Akzeptanz für Projekte zu schaffen. Was sie allerdings dabei vergessen: Dass durch den Einsatz von zu viel moderner Technik eine Verschiebung des Gleichgewichts oder der Besprechungsinhalte stattfindet. Die meisten Teilnehmer sind dann passiv, was eher an eine Vorlesung, denn an ein gemeinsames Erarbeiten von Inhalten erinnert.

Wer die Hemmschwellen zum eigenen Beitrag senkt, der erreicht nicht nur mehr Engagement, sondern nutzt die Ideen aller Besprechungsteilnehmerinnen und -teilnehmer. Die Kreativität soll nicht durch Technik beschränkt sein. Aus diesem Grund erfreuen sich auch Flipcharts, Overhead-Projektoren oder Wände für Brainstorming-Techniken auf Papier einer enorm hohen Beliebtheit.

Durch Nachdenken vor dem Meeting lassen sich viele E-Mail-Ketten ersetzen

Ein weiterer Schritt zu einer guten Meetingkultur ist eine klare Vorstellung davon, welche Inhalte dort präsentiert werden und welche Entscheidungen bzw. Kompetenzen das Meeting hat.

Wer beispielsweise in einem Projekt unterschiedliche Ansätze zur weiteren Vorgehensweise präsentieren und bewerten möchte, der könnte eine „quiet period“ einführen. Drei oder vier Tage vor der Besprechung sollten die einzelnen Vorschläge nicht mehr zwischen den Abteilungen oder Mitarbeitern hin- und herwandern dürfen. Nur so ist gewährleistet, dass nicht alle Entscheidungen bereits vor dem Meeting endgültig getroffen worden sind und die Meetingkultur dann von Passivität geprägt wäre.

Video: Prezi – Acht Regeln für ein erfolgreiches Meeting

Mit einer guten Meetingkultur können Unternehmen Fahrt aufnehmen

Qualität und Erfolg eines Unternehmens hängen auch direkt von kulturellen, innerbetrieblichen Faktoren ab! Insbesondere in der amerikanischen, wirtschaftswissenschaftlichen Literatur finden sich Beschreibungen von Führungsmodellen, die das Wachstum und den Erfolg von Unternehmen beflügeln würden.

Summarisch kann beschrieben werden, dass die Erfolgschancen eines Unternehmens umso höher wären, je mehr Innovationen oder Ideen den Weg aus der Ideenphase in die Umsetzungsphase finden würden.

Berater Tipp
Summarisch kann beschrieben werden, dass die Erfolgschancen eines Unternehmens umso höher wären, je mehr Innovationen oder Ideen den Weg aus der Ideenphase in die Umsetzungsphase finden würden.Eine statische Besprechungskultur bei der nur der Ranghöchste oder Unternehmensgründer spricht, wird dagegen als patriarchalisch und auch innovationshemmend angesehen.

Titelbild: ©istock.com – nd3000