Die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens steht und fällt mit ihren Möglichkeiten, den notwendigen Personalstamm qualitativ und quantitativ zu ergänzen. Gerade in einer Phase, in der qualifiziertes Personal immer schwerer zu finden ist, wird das Bewerbermanagement immer wichtiger.
Gründe für den Einsatz des Bewerbermanagements in der Praxis
Das Bewerbermanagement umfasst den gesamten Rekrutierungsprozess bei der Neubesetzung einer Stelle. Der Prozess beginnt mit dem Eingang der Bewerbung und endet bei der Absage oder der Einstellung des Bewerbers. Dabei soll dieser Prozess möglichst effizient gestaltet werden und gleichzeitig verhindern, dass geeignete Bewerber durch Zufall oder durch ein Versehen nicht berücksichtigt werden.
Ein geeignetes Bewerbermanagement kann diese Prozesse unterstützen. So können sowohl die internen als auch die externen Vorgänge vereinheitlicht werden. Ein funktionierendes Bewerbermanagement ist unabdingbar, wenn das suchende Unternehmen nicht von vornherein bei den Bewerbern als unprofessionell abgestempelt werden will.
Bei einer professionellen Behandlung der Bewerbung führt dann auch eine Absage nicht zu einer negativen Einschätzung des Unternehmens durch den abgelehnten Bewerber. Durch den Einsatz eines Bewerbermanagementsystems sollte gewährleistet sein, dass sich der Bewerber über alle Stufen des Bewerbungsprozesses informieren kann.
Die Anforderungen an ein Bewerbermanagement
Sobald eine Bewerbung in dem Unternehmen eintrifft, sollte der Eingang des Bewerbungsschreibens dem Bewerber bestätigt werden. Eine zügige Bearbeitung ist ebenfalls unabdingbar, da gute Bewerber gesucht sind und sie sich bei einer langsamen Bearbeitung ihrer Bewerbung für einen anderen Arbeitgeber entscheiden könnten.
Selbst wenn ein Bewerber nicht für die ausgeschriebene Stelle in Betracht gezogen wird, können dessen Unterlagen dahingehend geprüft werden, ob er für eine andere vakante Stelle im Unternehmen infrage käme. Wird eine Software eingesetzt, so sollte diese es dem betreffenden Kandidaten ermöglichen, auf sein Profil zuzugreifen und den Fortschritt des Bewerbungsprozesses zu verfolgen.
Vor dem Vorstellungsgespräch sollte der Bewerber frühzeitig über Termin, Ort und Ansprechpartner für dieses Gespräch Informationen erhalten. Ein Bewerbermanagement sollte auch den Personalverantwortlichen im Unternehmen bei der Planung und der Durchführung des Gespräches unterstützen.
Video: Bewerbungs-Mythen: Wie bewirbt man sich richtig? | taff
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Wie im Bewerbermanagment Software für Unternehmen eingesetzt wird
Bewerbermanagementsoftware gibt es als Desktop-Lösungen und als webbasierte Versionen. Alle eingehenden Bewerbungen – egal, ob in Papierform oder Digital vorliegend – werden in dieser Software erfasst und nach vorgegebenen Kriterien sortiert. Durch regelmäßige Updates werden alle am Prozess beteiligten Personen, inklusive der Bewerber, auf dem neuesten Stand gehalten.
Die Software gewährleistet außerdem die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Suche nach potentiellen Kandidaten wird von der webbasierten Software unterstützt, da auch die einschlägigen Webseiten wie beispielsweise XING nach bestimmten Kriterien durchsucht werden können.
Die am Markt erhältliche Software unterscheidet sich nach den Schwerpunkten, die entweder branchenspezifisch (beispielsweise Personaldienstleister), nach der Größe des Unternehmens oder nach der Flexibilität des Einsatzes ausgerichtet sind. So gibt es modular aufgebaute Lösungen, bei denen sich die Kunden ihre benötigten Pakete zusammenstellen können.
Andere Softwarehersteller setzen auf Rundumpakete, die alle Gebiete des Bewerbermanagements abdecken, aber dafür weniger Feineinstellungen ermöglichen. Die Anzahl der Anbieter auf diesem Softwaremarkt ist so groß, dass kaum ein Wunsch offenbleiben dürfte.
Schnell & Passgenau
Im heutigen Streit um die begehrten Fachkräfte ist der Einsatz eines softwareunterstützten Bewerbermanagements kaum noch wegzudenken. Sie ermöglicht eine schnelle Reaktion und ein passgenaues Sichten der eingegangenen Bewerbungen. Damit verringert sich die Gefahr, dass sich gesuchte Fachkräfte aufgrund langer Reaktionszeiten gegen das Unternehmen entscheiden könnten. Die Software sollte allerdings den Auswahlprozess nur unterstützen, nicht entscheiden. Diese letzte Entscheidung sollte derjenige treffen, in dessen Bereich der neue Mitarbeiter eingesetzt werden soll.
Titelbild: © istock.com – Rawpixel Ltd
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