Einer der großen Online-Versender musste im ersten Halbjahr letzten Jahrs mehr als 18 Millionen Euro für Zahlungsausfälle zurückstellen, weil Kunden Ware bestellt und nicht bezahlt haben. Für ein großes Unternehmen mag dies ärgerlich sein, aber in der Tat kann ein fehlender Überblick durchaus die Zukunft eines kleineren, kapitalschwächeren Unternehmens in Frage stellen. Vielleicht sind Ihnen auch die Anschlußkonkurse einer der größten Baupleiten Deutschlands im Gedächtnis, als nach als illegal einzustufenden Aktivitäten des Baulöwen Dr. Schneider viele Zulieferer in Schwierigkeiten kamen. Gibt es dagegen Gegenmaßnahmen?

Ohne Überblick machen Eingehungsbetrüger Kasse

Eines der Hauptprobleme bei Zahlungsausfällen ist die Strategie mancher Kunden, die von Anfang an überhaupt nicht vorhaben, auch nur irgendeine Rechnung zu bezahlen. Waren werden beispielsweise von Personen bestellt, die über gar kein pfändbares Einkommen verfügen, weil sie bereits früher Schulden gemacht haben.

Wenn der Unternehmer keine Programme für eine schnelle Auftragsbearbeitung und Buchhaltung hat, dann prüft er vor einer Bestellung den offenen Saldo des Kunden gar nicht. Dann kann es sein, dass der Kunde innerhalb einer Woche viele kleine Bestellungen tätigt, die in der Gesamtsumme dann 500 oder 1000 Euro offene Beträge ergeben.

Dieses Verhalten kann so zusammengefasst werden: Sie hatten keinerlei Absicht auch jemals nur einen Cent zu bezahlen – und leben auf Kosten des Unternehmens.

Video: Forderungsverkauf in der Praxis – Zahlungsausfälle minimieren, Freiräume schaffen

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Strukturiertes Arbeiten mit dem Forderungsbestand

Gegen diese – leider viel zu große Anzahl – an Kunden können aber vergleichsweise einfache Gegenmaßnahmen ergriffen werden, sobald der Unternehmer sich der Problematik erstmals bewusst geworden ist. Die erste institutionelle Vorkehrung ist, dass bei Bestellungen immer geprüft wird, ob auf dem Kundenkonto offene Salden bzw. ein Mahnungsstati bestehen.

Wenn ja, dann sollte die Bestellung nicht ohne Anzahlung ausgeführt werden. Dies kann entweder durch das automatisierte Ausblenden aller unsicheren Zahlungsmethoden geschehen oder im Bereich des Großhandels zwischen Unternehmen durch einen Anruf des Relationship Managers.

Bei den inzwischen in Europa üblichen Banklaufzeiten von nur 1 Bankarbeitstag könnten vom Verkäufer kulanzmäßig auch die Kosten einer eventuellen Eilsendung übernommen werden. Damit vermeiden die Unternehmer, dass die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen eines einzigen Kunden oder einer einzigen Postleitzahl ein Klumpenrisiko darstellen werden.

Einbinden sicherer, schneller Zahlungsarten sorgt für mehr Durchblick

Die nicht vorbildhafte Zahlungsmoral führt neben dem Bearbeiten bestehender Forderungen auch dazu, dass viele Händler präventiv tätig werden: Um den Bearbeitungsbedarf gar nicht entstehen zu lassen können sichere Zahlungsarten eingebunden werden.

Sie bestätigen dem Händler gleich die Zahlung und überweisen den Gesamtbetrag dann zu einem vertraglich vereinbarten Valutadatum. Gleichzeitig bieten sie dem Käufer und dem Verkäufer einen echten Mehrwert durch die mit der Nutzung der Zahlungsart verbundenen Versicherungen, die dem Kunden zudem auch nicht extra in Rechnung gestellt werden.

Durch die Verminderung der Forderungsausfälle wird das Eigenkapital weniger belastet und zudem entfällt ein erheblicher Mehrarbeitsaufwand für das Anmahnen offener Forderungen.

Berater Tipp

Der Überblick über Zahlen und Fakten gelingt softwaregestützt

Spätestens bei vierzig bis fünfzig Kunden und vielen offenen Rechnungen ist es praktisch unmöglich sich an jeden einzelnen Betrag und jede einzelne Fälligkeit zu erinnern. Deshalb sollte eine Software genutzt werden, die die Zahlen automatisch zusammenstellt und analysiert.

Überfällige Beträge sind klar zu kennzeichnen und unternehmensintern sollte über Mahnstufen entschieden werden. Eine weitere organisatorische Maßnahme ist die Bearbeitung von Pfandartikeln oder Umtausch von Waren: Hier darf die Gutschrift nur mit der gleichen Zahlungsart erfolgen wie die ursprüngliche Zahlung vorgenommen worden ist.

Damit wird vermieden, dass bei unbezahlten Rechnungen zusätzlich auch noch Bargeld ausbezahlt wird und bterügerische Kunden damit Forderungen als eine Art Geldautomat benutzen können.

Titelbild: © istock.com –  Choreograph